A gestão de uma clínica médica demanda inúmeras responsabilidades que vão muito além do atendimento aos pacientes. A administração financeira e contábil, incluindo controle de estoque, faturamento, marketing, conformidade fiscal e muito mais, é uma área que necessita de uma atenção constante.
Sendo assim, muitos gestores de clínicas optam pela terceirização, uma estratégia inteligente na hora de otimizar os processos, reduzir custos e melhorar a qualidade dos atendimentos.
Mas você sabe como a terceirização pode ser o melhor caminho para a sua clínica? Ao longo deste conteúdo, vamos explicar o que é a terceirização, quais serviços podem ser terceirizados, as vantagens desse processo, dicas de implementação e muito mais.
Tenha uma excelente leitura!
O que é a terceirização em clínicas e quais serviços podem ser terceirizados?
A terceirização é a prática de contratar uma empresa externa para realizar serviços que seriam realizados internamente.
Quando se trata das clínicas médicas, a modalidade permite que profissionais especialistas externos assumam as funções administrativas, técnicas e operacionais, permitindo que a equipe interna foque aquilo que realmente importa: a saúde e o bem-estar dos pacientes.
A terceirização pode ser aplicada em diferentes áreas. Entre as mais comuns, destacam-se:
- Limpeza e conservação: indispensável para qualquer ambiente de saúde, a limpeza demanda protocolos rigorosos, fazendo com que a terceirização utilize equipes treinadas e equipamentos adequados, com foco no combate a possíveis infecções.
- Recepção: empresas especializadas oferecem profissionais qualificados para realizarem o primeiro contato com os pacientes, além de agendar consultas, organizar a sala de espera e atender ligações.
- Faturamento médico: o faturamento dos convênios médicos é um setor complexo, demandando conhecimento técnicos nas tabelas e normativas. Assim, terceirizar esse processo acaba reduzindo erros e torna os reembolsos mais rápidos.
- Tecnologia da Informação (TI): a gestão de sistemas, a manutenção de equipamentos e o suporte técnico também podem ser terceirizados a fim de garantir que a tecnologia da clínica esteja sempre em pleno funcionamento.
- Marketing: é comum não ter tempo para cuidar do marketing digital da clínica e suas ações de relacionamento e publicidade. Por isso, a terceirização existe, permitindo a construção de uma autoridade online, captação de novos clientes e fortalecimento da marca.
- Contabilidade e financeiro: equipes especializadas garantem a conformidade fiscal, controlam o fluxo de caixa, e auxiliam na emissão de notas e na elaboração de relatórios estratégicos.
Vantagens de terceirizar os serviços clínicos
A terceirização é, sem dúvidas, extremamente vantajosa. Ela é capaz de proporcionar benefícios indispensáveis, por exemplo:
Redução dos custos operacionais
A contratação de um colaborador CLT envolve encargos trabalhistas, treinamentos, equipamentos e gestão de folha de pagamento. Mas, com a terceirização, é possível pagar por um serviço específico, tendo um custo previsível e menor carga tributária.
Foco no core business
Médicos e gestores podem concentrar os seus esforços no atendimento e na melhoria dos serviços dedicados aos pacientes, evitando perder tempo, por exemplo, com setores que não são suas especialidades (contábil, fiscal etc.).
Profissionais especializados
Empresas que atuam com a terceirização já contam com equipes treinadas em suas respectivas áreas, como faturamento, marketing e TI, o que eleva a qualidade dos serviços a serem prestados.
Flexibilidade e escalabilidade
Torna-se mais fácil ajustar o contrato de acordo com a demanda da clínica, eliminando a necessidade de contratar ou demitir colaboradores. Esse aspecto é de suma importância em épocas sazonais ou com crescimento acelerado.
Diminuição dos erros trabalhistas
A partir do momento que o colaborador terceirizado não é um empregado direto da clínica, os riscos com processos trabalhistas diminuem. Mas é importante ter contratos atualizados e bem formalizados.
Aumento da eficiência
Os profissionais focados e especializados costumam realizar as suas tarefas de maneira rápida e com menor índice de erros, permitindo uma operação mais ágil e produtiva.
Vai terceirizar os serviços da sua clínica? Saiba quais cuidados tomar!
Mesmo com as muitas vantagens, a terceirização de serviços clínicos demanda atenção. Afinal, com uma ação errada, pode-se ter prejuízos financeiros, desgastes com os pacientes e, em casos mais graves, ações judiciais.
Sendo assim, confira os principais cuidados que você deve ter na hora de contratar uma terceirização para sua clínica:
- Prefira fornecedores com uma boa reputação: sempre pesquise o histórico da empresa e entre em contato com outros clientes. Confira se a empresa possui CNPJ ativo, boas avaliações e, se aplicável, certificações, como ISO.
- Formalize um contrato: não deixe de incluir todas as cláusulas sobre o escopo do trabalho contratado, discriminando prazos, formas de pagamento, indicadores de desempenho, responsabilidades e penalidades caso ocorram falhas.
- Garanta a conformidade com a LGPD: em serviços que lidam com os dados dos pacientes, é crucial que a empresa esteja em conformidade com algumas leis e normas, principalmente, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei n. 13.709/2018).
- Análise da qualificação da equipe: exija comprovantes de capacitações técnicas dos profissionais que irão atuar na clínica. Este passo é de grande importância para as áreas sensíveis, como recepção, faturamento e limpeza.
- Acompanhe os resultados: de nada adianta terceirizar e abandonar o trabalho. É indicado acompanhar os indicadores, realizar reuniões para alinhamentos e, ainda, cobrar relatórios periódicos, garantindo que os resultados estão sendo atingidos.
Apesar de a terceirização ser tão benéfica, é importante analisar cada realidade. Em alguns casos, ela pode não ser indicada, por exemplo:
- se a terceirização aumentar o risco de falhas ou perda de qualidade do atendimento da clínica;
- se a empresa contratada não é experiente no setor de saúde;
- se a relação com os pacientes da clínica pode ser prejudicada (recepção impessoal e não humanizada);
- se o custo do serviço terceirizado for muito maior do que a capacidade econômica da clínica.
É hora de implementar a terceirização na sua clínica!
Se você deseja terceirizar a sua clínica, saiba que esse pode ser um excelente caminho para o aumento da qualidade e da performance operacional. Porém, para isso, é necessário seguir um passo a passo, a fim de garantir uma implementação segura e dentro dos meios legais.
Confira:
1º) Mapeie todos os processos da clínica
Identificar as áreas da clínica que possuem mais gargalos e retrabalhos ou que estejam fora da sua especialização. Além disso, avalie o impacto e os custos de cada um dos processos.
2º) Avalie se a terceirização é a melhor opção
É importante ter a clareza de quem nem tudo pode ser vantajoso ao terceirizar. Então, analise o custo-benefício, considerando o impacto financeiro, os riscos e a qualidade desejada com a contratação.
3º) Selecione os fornecedores recomendados
Sempre busque por indicações, consulte os portfólios e avalie empresas com experiência no setor de saúde. Prefira por fornecedores especializados e que entendam a rotina das clínicas.
4º) Negocie e formalize os seus contratos
É fundamental definir escopos claros, revisar as cláusulas legais sempre com o auxílio profissional e alinhar as expectativas. Lembre-se de que um contrato bem elaborado evita surpresas desagradáveis.
5º) Treine a sua equipe interna para integração
Ao contratar uma empresa terceirizada, os profissionais irão atuar em conjunto com a sua equipe clínica. Isso torna essencial a promoção de treinamento, tudo para que se tenha integração, padronização e boa comunicação entre os envolvidos.
6º) Avalie e monitore os resultados periodicamente
Sempre utilize indicadores de desempenho (KPIs) para medir a eficiência, a qualidade e a satisfação dos pacientes. Se for preciso, negocie escopos, reforce os treinamentos e, em casos mais sérios, troque a empresa de terceirização.
A terceirização de serviços pode, sim, ser uma ótima estratégia para aquelas clínicas que querem crescer de maneira eficiente, reduzir custos, garantir qualidade e focar o cuidado com os pacientes.
Mas lembre-se: toda e qualquer decisão deve ser tomada com base em um planejamento, com uma análise criteriosa e muita atenção aos riscos.
A escolha de um bom parceiro, a formalização de contratos claros e o acompanhamento dos resultados podem fazer a diferença no que se diz respeito ao sucesso e ao fracasso na hora de contratar uma terceirização.
Na hora de optar por essa estratégia, aja com organização, afinal, sua clínica pode ganhar (e muito) agilidade, profissionalismo e destaque no mercado de saúde.
Esperamos que este conteúdo tenha sido esclarecedor. Mais como este, você encontra no nosso blog.
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