A gestão financeira e contábil ainda representa um dos grandes desafios enfrentados pelos profissionais de saúde, sejam eles médicos, dentistas, fisioterapeutas ou demais especialistas.
Além de dedicarem seu tempo ao atendimento de pacientes, esses profissionais precisam ainda lidar com a complexidade tributária, a organização financeira e as obrigações fiscais, ou seja, tarefas burocráticas que demandam atenção e cuidado.
Nesse contexto, a automação contábil surge como uma solução estratégica para tornar esses processos mais eficientes, rápidos e seguros. A seguir, você vai conferir como esta ferramenta pode revolucionar a gestão da sua clínica. Boa leitura!
O que é automação contábil?
A automação contábil consiste no uso de tecnologias para aprimorar os processos contábeis, fiscais e financeiros de uma empresa, inclusive as do setor da saúde.
Seus principais objetivos são reduzir erros, aumentar a eficiência e possibilitar um acompanhamento mais preciso da saúde financeira do profissional ou da clínica.
Com a digitalização dessas atividades, é possível garantir maior conformidade com as exigências fiscais e, ao mesmo tempo, economizar recursos e tempo.
Desse modo, a automação contábil torna-se uma solução essencial, especialmente para os profissionais de saúde que desejam focar mais o atendimento ao paciente, sem se preocupar com a burocracia contábil.
Por que a automação contábil é considerada útil para os profissionais de saúde?
A atuação no setor de saúde exige foco total na experiência e no bem-estar dos pacientes. Mas, quando o profissional também tem que lidar com boletos vencidos, relatórios fiscais e toda a documentação tributária, o tempo produtivo pode ser reduzido por conta de atividades que não irão gerar valor direto aos pacientes. Além disso, se a demanda burocrática não for cumprida, pode haver prejuízos aos negócios.
Por exemplo, clínicas e consultórios estão sujeitos a normas específicas da Receita Federal, fazendo com que eles tenham que emitir notas de prestação de serviços e realizar o recolhimento de tributos. Um simples erro nos cálculos ou um atraso pode resultar em multas de valores consideráveis.
Neste cenário, a automação contábil permite que os profissionais de saúde tenham acesso a uma gestão organizada, profissional e previsível, mesmo sem ter conhecimentos mais detalhados sobre finanças.
Quais os benefícios da automação contábil para os profissionais de saúde?
A automação contábil para os profissionais de saúde proporciona inúmeros benefícios, como a otimização da gestão financeira e a conformidade fiscal. Além disso, ela oferece:
Redução de erros e maior precisão
Utilizar um sistema contábil automatizado permite aos profissionais de saúde minimizar erros comuns nos cálculos de tributos, na emissão de notas e no faturamento. Ou seja, a automação permite que todas as informações contábeis sejam processadas com exatidão, evitando multas e retrabalho.
Economia de tempo
Gerenciar a contabilidade manualmente exige tempo, conhecimento técnico e esforço. Com a automação, tarefas repetitivas são eliminadas, permitindo que o profissional se concentre no atendimento aos pacientes e, principalmente, no crescimento da clínica ou do consultório.
Segurança e organização das informações
Recibos, notas fiscais, prontuários, comprovantes de pagamentos e contratos de prestação de serviço fazem parte da rotina do consultório, envolvendo uma enorme quantidade de documentos.
Mas, com sistemas automatizados, os profissionais de saúde conseguem mais tranquilidade, eliminando a necessidade de guardar pilhas de papéis, afinal, todos os dados serão centralizados em um único local, facilitando, por exemplo, as auditorias e fiscalizações.
Conformidade com o fisco
A legislação tributária é bastante complexa e está em constante mudança. Nesse cenário, a automação mantém o profissional sempre atualizado quanto a prazos, normas fiscais e alíquotas, garantindo que as obrigações sejam cumpridas e evitando problemas com a Receita Federal.
Melhor gestão financeira
Com o auxílio de um sistema automatizado, é possível acompanhar despesas, receitas e lucros em tempo real. Os relatórios gerados oferecem uma visão mais assertiva da saúde financeira da clínica ou do consultório, permitindo decisões mais estratégicas.
Facilidade para emitir notas fiscais
A emissão de notas fiscais é uma obrigação para muitos profissionais de saúde. Com a automação, esse processo torna-se mais rápido e seguro, garantindo que todas sejam emitidas corretamente e dentro dos prazos.
Conformidade e segurança com a LGPD
O armazenamento em nuvem e o controle de acesso eficaz permitem que as informações contábeis estejam sempre protegidas. Além disso, a automação contribui para a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), exigida nas clínicas e consultórios que armazenam os dados sensíveis de seus pacientes.
Integração contábil
Muitos profissionais de saúde optam por contratar serviços de contabilidade, porém a comunicação entre clínica e profissionais contábeis pode ser lenta e, em alguns casos, ineficiente.
Mas, com a automação, fica mais fácil integrar o sistema utilizado no consultório, tendo informações transmitidas em tempo real, acompanhamento do movimento financeiro diariamente e muito mais.
Redução de custos
A digitalização de processos contribui para a redução significativa dos custos operacionais, incluindo economia com papel, armazenamento físico de documentos e necessidade de ter uma equipe grande para a execução de atividades burocráticas.
Planejamento tributário facilitado
Para os profissionais de saúde que atuam como pessoa jurídica, é de suma importância ter um planejamento tributário eficaz, que permite acompanhar a evolução da carga tributária ou avaliar se é vantajoso permanecer com o regime atual. E a automação pode auxiliar neste processo.
Integração com o contador
Com o envio automático das informações para o profissional de contabilidade, pode-se evitar atrasos e falta de documentos. Essa integração torna o trabalho dos contadores ainda mais estratégico, permitindo que eles atuem como consultores em vez de serem somente cumpridores de obrigações.
Automação contábil e seu impacto direto na carga tributária
Muitos profissionais da saúde, por não conhecerem ou não terem um acompanhamento adequado, acabam pagando impostos com valores acima do necessário.
Contudo, com a automação, os sistemas analisam qual o regime tributário mais vantajoso, fazem o cruzamento de dados de despesas e faturamento e simulam os mais diferentes cenários. Assim, é possível:
- Escolher entre Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
- Realizar um pró-labore e distribuição de lucros de maneira otimizada e pagando menos IRPF.
- Deduzir de maneira legal as despesas operacionais, reduzindo o lucro tributável.
- Emitir notas fiscais de forma correta, sem ultrapassar as faixas de faturamento responsáveis em aumentar as alíquotas.
- Aproveitar os benefícios fiscais destinados para a área da saúde.
Tudo isso de maneira automatizada, focada na redução dos impostos.
Saiba como implementar a automação contábil
Para implantar a automação contábil, os profissionais de saúde precisam seguir alguns passos importantes:
- Escolher o software adequado: é preciso selecionar uma plataforma capaz de atender às necessidades específicas do setor de saúde e que ofereça uma usabilidade simples e intuitiva.
- Capacitação de colaboradores: é essencial treinar a equipe para utilizar o sistema, garantindo uma transição mais tranquila e eficiente.
- Migrar os dados corretamente: a transição deve ser feita com cuidado, assegurando que todas as informações sejam transferidas corretamente, sem perdas ou inconsistências.
- Ter apoio de profissionais: ter o auxílio de um profissional especializado, como os da R2 Contabilidade – Saúde, facilita a implementação da automação e potencializa os resultados desejados.
O que esperar da contabilidade para profissionais de saúde?
Aqueles que desejam crescer, manter a sua operação em conformidade com o fisco e obter mais rentabilidade devem deixar de lado as práticas manuais.
A automação contábil é um investimento acessível, estratégico e preciso para enfrentar todos os desafios presentes em um mercado cada vez mais exigente e competitivo.
A digitalização da contabilidade já é uma realidade e, quanto antes os profissionais migrarem para esse modelo, mais rápido poderão colher os frutos (redução de impostos, mais tempo livre, segurança nas finanças e crescimento sustentável dos negócios).
Ademais, a automação contábil representa uma potente revolução na maneira como os profissionais de saúde lidam com a gestão financeira. Com ela, é possível transformar toda complexidade e burocracia contábil em processos cada vez mais simples e eficientes.
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