Você já se perguntou por que contratar um funcionário pode pesar tanto no bolso?
A verdade é que o salário que você combina com o colaborador é apenas a ponta do iceberg. Por trás dele, existem encargos obrigatórios, benefícios, custos ocultos e obrigações legais que, se ignorados, podem gerar prejuízos sérios — e até problemas com a justiça.
Se você quer evitar surpresas, tomar decisões mais estratégicas e entender de forma clara QUANTO CUSTA realmente CONTRATAR um FUNCIONÁRIO no BRASIL, este é o guia mais completo e prático que você vai encontrar.
Prepare-se para uma leitura simples, direta e com exemplos reais que vão mudar sua forma de pensar sobre contratações.
O que está incluso no custo de um funcionário?
Muitos empresários iniciantes acham que o custo de um funcionário é apenas o salário. Mas, na prática, isso representa menos da metade do valor total. Vamos entender por quê.
Salário bruto x salário líquido
Salário bruto é o valor que você, como empregador, promete pagar ao funcionário. Já o salário líquido é o que ele realmente recebe, após os descontos de INSS, IRRF, etc.
Mas o detalhe é: você ainda paga muito além disso. Veja a seguir os principais encargos.
Encargos trabalhistas obrigatórios
Você, como empresa, precisa arcar com:
| Encargo | Percentual aproximado |
|---|---|
| INSS patronal | 20% |
| FGTS | 8% |
| Seguro de Acidente (RAT) | 1% a 3% |
| Salário Educação | 2,5% |
| Sistema “S” (SESI, SENAI…) | 5,8% |
| Total aproximado | cerca de 37% |
Isso quer dizer que, para cada R$ 1.000,00 de salário, você paga cerca de R$ 1.370,00.
E isso sem contar os benefícios…
Quais são os benefícios obrigatórios e adicionais?
Férias + 1/3 constitucional
Após 12 meses de trabalho, o funcionário tem direito a 30 dias de férias com um adicional de 1/3 do salário.
Ou seja, esse valor precisa ser provisionado mês a mês.
13º salário
Você também paga o equivalente a um salário extra por ano (13º), dividido em até duas parcelas.
Vale-transporte
É obrigatório fornecer vale-transporte, descontando até 6% do salário do funcionário, mas o valor restante sai do seu bolso.
Vale-refeição ou alimentação
Não é obrigatório por lei geral, mas se sua empresa aderiu a convenção coletiva, pode ser exigido.
Exemplo real: Quanto custa um funcionário com salário mínimo?
Vamos simular o custo de um funcionário com salário mínimo de R$ 1.412,00 (em 2025):
| Descrição | Valor (aproximado) |
|---|---|
| Salário bruto | R$ 1.412,00 |
| INSS patronal (20%) | R$ 282,40 |
| FGTS (8%) | R$ 112,96 |
| RAT + Sistema “S” | R$ 146,10 |
| Provisão de férias + 1/3 | R$ 156,88 |
| Provisão de 13º salário | R$ 117,66 |
| Custo total mensal | R$ 2.227,00 |
Ou seja, o custo real é quase o dobro do salário acordado.
Vale mais a pena contratar PJ ou MEI?
Você já ouviu alguém dizer que “contratar PJ é mais barato”? Isso é verdade em alguns casos, mas é preciso entender os riscos e cuidados legais.
Diferença entre CLT, PJ e MEI
| Tipo de contratação | Características principais | Custo médio | Riscos |
|---|---|---|---|
| CLT | Proteção trabalhista, encargos altos | Alto | Baixo (se tudo legal) |
| PJ | Contrato entre empresas, sem direitos trabalhistas | Médio | Alto (se houver vínculo) |
| MEI | Contratação simplificada, carga tributária baixa | Baixo | Alto (restrições legais) |
Atenção: contratar um colaborador como PJ ou MEI que trabalha com subordinação, horário fixo e exclusividade pode caracterizar fraude trabalhista.
Como reduzir os custos trabalhistas de forma legal?
Contratar funcionários não precisa ser um peso. Veja algumas estratégias para otimizar sua folha de pagamento:
1. Utilize benefícios flexíveis
Cartões multibenefícios ou parcerias podem substituir vales fixos e gerar economia tributária.
2. Invista em gestão de ponto
Horas extras mal geridas são um dos maiores vilões do orçamento. Controle rígido evita gastos inesperados.
3. Reavalie cargos e salários
Ter um plano de cargos ajuda a equilibrar salários e evitar distorções.
4. Analise alternativas contratuais
Terceirização, contratos temporários e regime de tempo parcial podem ser boas opções em alguns casos.
Posso contratar sem carteira assinada?
Essa é uma dúvida comum entre micro e pequenos empresários. E a resposta é simples: não pode.
Contratar informalmente é arriscado e pode gerar:
- Multas pesadas
- Ações trabalhistas
- Problemas com a Receita Federal
A melhor saída é buscar uma contabilidade especializada que te oriente legalmente, como a R2 Saúde Contábil.
Como calcular o custo total de um funcionário?
Fórmula prática para estimar o custo:
Custo real mensal = (Salário Bruto + Encargos + Benefícios + Provisões) – Descontos legais
Ou use este cálculo rápido:
Salário + 70% = custo total aproximado
Se o salário for R$ 2.000, o custo real será em torno de R$ 3.400 por mês.
Por que entender isso é essencial para o sucesso do seu negócio?
Contratar bem não é só uma questão de pessoas, mas de saúde financeira e estratégia.
Empresas que contratam sem planejamento acabam com:
- Folha estourada
- Fluxo de caixa travado
- Risco trabalhista alto
- Dificuldade de crescimento
Já quem entende o custo real de um funcionário toma decisões com mais segurança e cresce de forma sustentável.
Conclusão: Contrate com inteligência e evite prejuízos
Saber QUANTO CUSTA realmente CONTRATAR um FUNCIONÁRIO no BRASIL é o primeiro passo para montar uma equipe sem comprometer a saúde da sua empresa.
Agora você já sabe:
- Quais custos considerar
- Como calcular o valor real
- Quando vale a pena contratar CLT, PJ ou MEI
- Como economizar de forma legal
Evite erros, proteja seu negócio e conte com especialistas.
