Clínicas médicas, odontológicas, psicológicas e demais setores lidam com inúmeras obrigações fiscais que, caso não sejam cumpridas de forma correta, podem gerar multas, autuações e sanções mais rígidas por parte da Receita Federal.
Nesse cenário, o compliance fiscal atua como uma ferramenta estratégica fundamental. Mais do que evitar problemas com o fisco, ele garante a sustentabilidade, a reputação e a longevidade das instituições de saúde.
Mas você sabe exatamente o que é compliance fiscal? Quais práticas devem ser adotadas por clínicas e consultórios? Como montar uma estrutura de conformidade que seja eficiente?
Neste artigo, será possível entender o que é compliance, seus riscos, obrigações fiscais e muito mais. Continue lendo atentamente para saber tudo sobre esse assunto de tamanha relevância.
O que é compliance fiscal?
Compliance fiscal é definido como um conjunto de ações, processos e controles internos que são adotados por uma empresa ou organização, com o objetivo de cumprir, de forma integral, as obrigações tributárias exigidas pelo fisco, podendo ser em nível federal, estadual ou municipal.
O termo compliance vem do inglês “to comply”, que significa “estar em conformidade”. De forma prática, implica:
- apuração correta dos impostos;
- entrega de declarações dentro dos prazos legais;
- emissão adequada de notas fiscais;
- estruturação contábil e fiscal conforme as normas;
- retenção dos tributos de forma correta;
- arquivamento de documentos fiscais.
No caso de clínicas e consultórios, o compliance fiscal também está relacionado ao enquadramento no regime tributário – Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido – e ao controle de receitas, despesas e folha de pagamento.
Por que clínicas e consultórios devem se atentar ao compliance fiscal?
Boa parte dos profissionais de saúde acredita que, pelo fato de prestar serviços considerados essenciais e não comercializar produtos, estaria isenta de fiscalização.
Esse é um erro perigoso, uma vez que clínicas e consultórios lidam com receitas recorrentes e, muitas vezes, com dinheiro e cartão, aumentando a atenção da Receita Federal para o setor.
Investir em compliance fiscal inclui algumas razões específicas, sendo elas:
- alta carga tributária: o sistema tributário é complexo e sujeito a constantes mudanças. Isso faz com que qualquer erro na apuração e no recolhimento dos tributos possa se transformar em autuações;
- risco de fiscalização eletrônica: a Receita Federal tem intensificado o cruzamento eletrônico de dados através do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), do eSocial, da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e da Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos (Decore), fazendo com que qualquer inconsistência possa ser detectada automaticamente;
- multas pesadas: as penalidades aplicadas pelo descumprimento das obrigações variam conforme a infração e podem chegar a 75% do valor do tributo devido, além de juros e encargos;
- dificuldade na hora de obter créditos e certidões: estar em dívida com o fisco impede a emissão de certidões negativas, bloqueia financiamentos, parcerias e, em casos mais graves, contratações com o poder público;
- proteção da imagem e da reputação: problemas com a Receita Federal podem manchar a imagem do local e, consequentemente, afastar pacientes e parceiros.
É hora de implementar um programa de compliance fiscal na sua clínica
Implementar um programa de compliance fiscal em uma clínica é essencial para evitar autuações, manter a reputação dos negócios e ainda garantir regularidade com a Receita Federal.
Veja a seguir como implementá-lo e mantê-lo.
1. Diagnóstico fiscal inicial
O primeiro passo é realizar uma auditoria fiscal, a fim de considerar:
- situação atual da clínica;
- regime tributário utilizado;
- erros ou inconsistências nas declarações;
- tributos que não foram pagos ou pagos a mais;
- riscos iminentes de autuações.
2. Escolha correta do regime tributário
A escolha do regime tributário deve considerar o faturamento anual, o número de funcionários, as despesas operacionais e as atividades realizadas, principalmente nos casos do Simples Nacional e do Fator R.
É muito comum que clínicas médicas consigam se beneficiar do Fator R, pagando menos impostos nos casos em que as folhas de pagamento são maiores que 28% do faturamento.
3. Organização financeira e dos documentos
Procure por sistemas que permitam controlar o faturamento, registrar todas as receitas e despesas, realizar o arquivamento eletrônico dos documentos fiscais e fazer a separação clara entre finanças pessoais e empresariais.
4. Integração e automatização do sistema
O uso de sistemas contábeis e financeiros que são integrados com a Receita Federal – eSocial, Sped, NFS-e – evita erros manuais e otimiza o processo de cumprimento das obrigações.
5. Capacitação da equipe
Treinar seus colaboradores para que entendam as regras fiscais, emitam as notas corretamente, classifiquem as despesas e coletem os documentos contábeis pode fazer toda a diferença para o negócio.
6. Monitoramento contínuo
É importante ter uma rotina para revisar periodicamente as obrigações fiscais, os recolhimentos e os prazos, afinal, o compliance não é uma ação momentânea: trata-se de um processo contínuo.
7. Realização de auditorias internas
Procure criar o hábito de revisar os processos fiscais de forma regular, considerando que uma auditoria preventiva pode evitar surpresas em casos de fiscalização. Portanto:
- veja se os impostos estão sendo pagos da forma certa;
- analise se todas as declarações foram entregues dentro do prazo;
- compare os dados informados à Receita com os que estão nos relatórios internos.
8. Gestão de riscos e plano de contingência
Mesmo com bases práticas, problemas podem surgir. Portanto, é indispensável ter um plano de ação para autuações e notificações fiscais, além de manter toda a documentação organizada e acessível.
9. Uso de tecnologias
Tente utilizar soluções em nuvem para facilitar o acesso e reduzir erros manuais, além de contar com sistemas capazes de integrar:
- controle financeiro;
- emissão de notas;
- relatórios em tempo real;
- integração direta com o contador.
10. Acompanhamento de profissionais especializados
Ter o auxílio de uma contabilidade especializada no setor de saúde faz toda a diferença. Para isso, o profissional deve ser um parceiro estratégico da clínica e conhecer todos os trâmites e estratégias.
Compliance fiscal: essencial para clínicas e consultórios
O setor de saúde é um dos mais visados pela Receita Federal. Isso sem esquecer que clínicas e consultórios precisam lidar com altas movimentações financeiras, atendimentos particulares, convênios e outros tipos de serviços, o que aumenta a complexidade da tributação.
Muitos motivos mostram por que o compliance fiscal merece ser priorizado. Ele atua para:
- evitar multas e autuações fiscais;
- diminuir riscos de passivos tributários futuros;
- aproveitar todos os benefícios fiscais disponíveis de forma correta;
- fortalecer a imagem e a reputação da clínica, principalmente em parcerias com planos de saúde ou financiamento.
A regularidade fiscal proporciona segurança, transparência e credibilidade para os negócios, e investir em compliance fiscal é uma estratégia poderosa e inteligente para gestão de clínicas e consultórios.
Manter o compliance fiscal em clínicas e consultórios vai além de uma obrigação legal: é uma necessidade estratégica para a garantia sustentável dos negócios. Em um setor tão regulado como o da saúde, descuidos com tributos podem ocasionar grandes problemas e ainda comprometer uma reputação construída ao longo de anos.
Não se esqueça de que investir em processos, tecnologia, controle e apoio especializado é a forma mais segura de se manter em conformidade com a Receita Federal. Dessa forma, é possível concentrar os esforços em oferecer atendimentos de excelência aos pacientes.
Não se preocupe se você é gestor ou profissional de saúde. Entenda que o compliance não é luxo ou mais uma burocracia – é uma blindagem para a clínica ou o consultório crescer de forma segura, ética e rentável.
Esperamos que este conteúdo tenha sido esclarecedor. Você encontra muitos outros materiais como este no nosso blog. Se tiver dúvidas, entre em contato com nossos profissionais clicando aqui.
