A retenção de IR é um dos temas que mais gera dúvida entre empresários do Simples Nacional. Afinal, você fecha um contrato, emite a nota, espera receber o valor combinado e, de repente, o dinheiro que cai na conta é menor do que o esperado. O cliente reteve o Imposto de Renda na fonte e você ficou sem entender exatamente por quê, ou se aquilo era mesmo devido.
Pois bem, essa situação é muito mais comum do que parece. E o problema é que, em muitos casos, o tomador realizou a retenção de IR de forma completamente indevida. Ou seja, ele descontou um valor que não deveria ter descontado, pois a sua empresa, por ser optante do Simples Nacional, tem direito à dispensa dessa retenção.
Neste guia completo, vamos explicar de forma clara e direta como funciona a retenção de IR no contexto do Simples Nacional: quando ela é devida, quando não é, o que fazer quando o tomador errou na retenção e como a sua empresa pode se proteger. Vamos lá.
O que é retenção de IR na fonte?
Antes de entrar nas especificidades do Simples Nacional, é importante entender o que é a retenção de IR na prática. Trata-se de um mecanismo pelo qual o tomador do serviço, ou seja, quem está pagando pela prestação, desconta parte do Imposto de Renda diretamente no pagamento ao prestador e recolhe esse valor à Receita Federal.
Em outras palavras, em vez de o prestador receber o valor cheio e depois recolher o IR na sua declaração, a retenção de IR antecipa esse pagamento ao fisco. Quem paga assume temporariamente a função de agente arrecadador do Estado.
Por exemplo: uma empresa contrata um serviço de consultoria jurídica por R$ 10.000. Ao efetuar o pagamento, ela retém 1,5% de IR sobre o valor, ou seja, R$ 150, e recolhe esse valor ao fisco via DARF. O prestador recebe apenas R$ 9.850. Posteriormente, o prestador abate esses R$ 150 retidos do IR que deve na sua declaração anual.
Esse sistema é regulado principalmente pelo Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), aprovado pelo Decreto nº 9.580/2018, e pela Lei nº 10.833/2003, que instituiu as retenções na fonte das contribuições sociais.
Quais serviços estão sujeitos à retenção de IR?
Nem todo serviço prestado entre pessoas jurídicas está sujeito à retenção de IR. A legislação define um rol específico de atividades que geram essa obrigação. Portanto, antes de qualquer coisa, é preciso verificar se o serviço contratado está na lista.
Serviços com alíquota de 1,5%
O artigo 714 do RIR/2018 lista os serviços de natureza profissional sujeitos à retenção de IR à alíquota de 1,5%. Entre eles, estão:
Advocacia, medicina, odontologia, análise clínica laboratorial, engenharia, arquitetura, contabilidade, auditoria, assessoria e consultoria técnica, administração de bens ou negócios, análises técnicas, programação, treinamento e ensino, pesquisa, geologia, jornalismo e publicidade. Em suma, serviços de natureza intelectual, técnica ou científica.
Serviços com alíquota de 1%
Por outro lado, o artigo 716 do mesmo decreto estabelece a alíquota de 1% para serviços de limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra.
Retenção de contribuições sociais (4,65%)
Além da retenção de IR, existe também a retenção das contribuições sociais, o chamado CSRF (CSLL + PIS + Cofins), à alíquota total de 4,65%. Essa retenção se aplica a um rol parecido de serviços, conforme a Instrução Normativa SRF nº 459/2004.
Vale destacar um detalhe importante: a retenção de IR e a retenção do CSRF são obrigações distintas, com regras distintas, e ambas precisam ser analisadas separadamente ao contratar um serviço.
O Simples Nacional e a retenção de IR: a regra que todo empresário precisa conhecer
Aqui está o ponto central deste guia. Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional e está prestando um serviço a outra empresa, ela tem direito à dispensa da retenção de IR na fonte.
Essa dispensa está prevista no artigo 1º da Instrução Normativa RFB nº 765/2007, que é bastante direta:
“Fica dispensada a retenção do imposto de renda na fonte sobre as importâncias pagas ou creditadas a pessoa jurídica inscrita no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional).”
Traduzindo para o dia a dia: se você é do Simples e está prestando um serviço para outra empresa, o tomador não deve reter o IR no pagamento para você. Ponto final.
Além disso, as empresas do Simples Nacional que figuram como prestadoras também têm dispensa da retenção do CSRF (4,65%), conforme o artigo 3º da Instrução Normativa SRF nº 459/2004.
Por exemplo: uma clínica médica registrada no Simples Nacional presta serviços de medicina ocupacional para uma empresa de médio porte no Lucro Presumido. Ao receber o pagamento, a clínica não deve sofrer a retenção de IR de 1,5%, pois a dispensa da IN RFB 765/2007 se aplica. O tomador deve pagar o valor cheio da nota.
Por que a retenção de IR acontece mesmo sendo indevida?
Se a dispensa existe e está na lei, por que tantas empresas do Simples National continuam sofrendo retenção de IR indevidamente?
A resposta é, em grande parte, o desconhecimento. Muitos departamentos financeiros e contábeis de empresas tomadoras aplicam a retenção de forma automática, sem verificar se o prestador é optante pelo Simples. Além disso, a IN RFB 765/2007, que garante a dispensa, não define um mecanismo específico de comunicação obrigatória ao tomador. Portanto, cabe ao próprio prestador informar ativamente que é do Simples Nacional e que a retenção não deve ser feita.
Isso cria um problema prático: se a sua empresa não comunicar ao cliente que é optante do Simples, ele pode reter o IR achando que está cumprindo a lei, quando na verdade está aplicando uma retenção indevida.
Como comunicar a dispensa de retenção de IR ao tomador do serviço
Para evitar que a retenção de IR seja feita de forma indevida, o prestador optante pelo Simples Nacional pode adotar algumas medidas simples e eficazes.
Informe na nota fiscal
A forma mais prática de comunicar a dispensa é acrescentar uma observação diretamente no campo “informações complementares” da nota fiscal. Algo como: “Empresa optante pelo Simples Nacional. Dispensada a retenção do IRRF nos termos da IN RFB nº 765/2007 e da CSRF nos termos da IN SRF nº 459/2004.”
Essa informação serve de orientação imediata ao departamento financeiro do tomador e reduz significativamente o risco de retenção de IR indevida.
Entregue a declaração de dispensa
Além da observação na nota, o prestador pode entregar ao tomador uma declaração formal de optante pelo Simples Nacional. Esse documento, cujo modelo consta no Anexo I da IN SRF nº 459/2004, formaliza a dispensa das contribuições sociais (CSRF). Para o IR especificamente, a comunicação informal na nota fiscal já costuma ser suficiente, pois a IN 765/2007 não exige um formulário específico.
Verifique os extratos bancários regularmente
Por fim, monitore os seus recebimentos. Sempre que uma nota for paga com desconto, questione o cliente imediatamente. Quanto mais tempo passar, mais burocrático fica o processo de recuperação dos valores retidos indevidamente.
Quando o Simples Nacional deve reter IR: a situação que confunde todo mundo
Até aqui, falamos da situação em que a empresa do Simples é a prestadora do serviço. Mas e quando ela é a tomadora? Ou seja, quando é a empresa do Simples quem está contratando e pagando pelo serviço?
Nesse caso, a regra muda completamente. A empresa optante pelo Simples Nacional, quando atua como tomadora de serviço de uma empresa que não é do Simples, é obrigada a efetuar a retenção de IR normalmente, nas alíquotas de 1% ou 1,5%, dependendo do serviço contratado.
Isso porque a dispensa da IN RFB 765/2007 se aplica apenas ao prestador do Simples, não ao tomador. A obrigatoriedade de reter o IR como tomador segue as regras gerais do RIR/2018, independentemente do regime tributário do contratante.
Por exemplo: uma clínica médica no Simples Nacional contrata uma empresa de consultoria em gestão hospitalar, enquadrada no Lucro Presumido. Ao pagar a nota, a clínica deve reter 1,5% de IR sobre o valor do serviço e recolher via DARF, pois nesse caso ela é a tomadora, e a dispensa não se aplica a ela.
Já quanto às contribuições sociais (CSRF de 4,65%), a regra é diferente: o tomador do Simples fica dispensado de reter CSLL, PIS e Cofins mesmo quando contrata de empresas fora do Simples. Portanto, o Simples como tomador retém apenas o IR, não o CSRF.
Simples contratando Simples: precisa reter?
Essa é uma dúvida muito comum, especialmente em cadeias de prestação de serviços entre pequenas empresas. A resposta é não. Quando uma empresa do Simples Nacional contrata serviços de outra empresa do Simples Nacional, não há retenção de IR em nenhum dos dois lados.
Isso porque a dispensa da IN 765/2007 protege o prestador do Simples de qualquer tomador, incluindo o próprio Simples. Portanto, a regra é clara: Simples como prestador nunca sofre retenção de IR, independentemente de quem seja o tomador.
O que fazer quando a retenção de IR foi feita indevidamente
Aconteceu. A empresa tomadora reteve o IR mesmo com você sendo do Simples Nacional. E agora?
Nesse caso, você tem duas opções para recuperar o valor retido indevidamente.
Opção 1: solicitar a restituição diretamente à Receita Federal
O prestador pode protocolar um pedido de restituição diretamente à Receita Federal por meio do formulário constante no Anexo I da Instrução Normativa RFB nº 2.055/2021. Esse pedido é feito digitalmente e, após análise do fisco, a Receita Federal devolve o valor retido indevidamente ao prestador.
O processo pode levar algum tempo, dependendo do volume de solicitações e da documentação apresentada. Por isso, quanto antes o pedido for feito, melhor.
Opção 2: acordo com o tomador para Per/Dcomp
A segunda alternativa envolve o tomador do serviço. Se ele realizou a retenção e o recolhimento de forma indevida, pode solicitar à Receita a compensação ou restituição desses valores, desde que comprove que assumiu o ônus financeiro da retenção e reembolsou o prestador. Essa possibilidade está amparada pela Solução de Consulta Cosit nº 22/2013.
Na prática, isso significa que o tomador faz um Per/Dcomp (Pedido de Restituição ou Declaração de Compensação) em seu próprio nome, compensando o crédito gerado pela retenção indevida com outros tributos que ele deva pagar. Para o prestador, a vantagem é receber o reembolso direto do tomador de forma mais ágil do que pela via da Receita Federal.
Atenção: a retenção de IR e a DIRF foram substituídas pelo eSocial e EFD-Reinf
A partir de janeiro de 2025, a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) deixou de existir. Segundo a Instrução Normativa RFB nº 2.181/2024, as empresas passaram a prestar mensalmente as informações sobre rendimentos pagos e retenções de IRRF e contribuições sociais por meio do eSocial e da EFD-Reinf.
Portanto, quem efetua retenções precisa estar atento a esse novo fluxo de declaração. Os dados que as empresas antes informavam anualmente na DIRF agora chegam ao fisco mensalmente por escrituração digital. Isso aumenta a exposição a inconsistências e erros, pois qualquer divergência entre o que foi retido e o que foi declarado aparece muito mais rapidamente.
Além disso, quase todos os tributos federais agora transitam pela DCTFWeb, que assumiu o posto de única declaração de débitos e créditos tributários após o fim da DCTF PGD. Portanto, manter o processo de retenção bem organizado e integrado com as obrigações acessórias é mais importante do que nunca.
Casos especiais: quando a dispensa NÃO se aplica para o Simples
É importante destacar que a dispensa da retenção de IR para optantes do Simples Nacional tem uma exceção relevante: ela não se aplica aos rendimentos auferidos em aplicações de renda fixa ou variável.
Ou seja, se a sua empresa do Simples tiver investimentos financeiros e obtiver rendimentos sobre eles, a fonte pagadora recolhe o IR normalmente sobre esses ganhos, pois essa situação não está coberta pela dispensa da IN 765/2007.
Da mesma forma, quando a empresa do Simples contrata pessoas físicas (autônomos, freelancers sem CNPJ), ela precisa aplicar normalmente as regras de retenção de IR sobre esses pagamentos, com alíquotas progressivas conforme a tabela do IR pessoa física.
Retenção de IR vs. ISS: não confunda as duas obrigações
Um erro bastante comum entre prestadores de serviço do Simples Nacional é confundir a retenção de IR com a retenção do ISS. Embora ambas apareçam na nota fiscal e ambas reduzam o valor líquido recebido, são obrigações completamente diferentes.
A retenção de IR é um tributo federal, regulado pelo RIR/2018, e o prestador do Simples tem direito à dispensa, como vimos. Por outro lado, o ISS é um imposto municipal, e a dispensa não segue a mesma regra. O tomador pode ter a obrigação de reter o ISS na fonte mesmo quando o prestador é do Simples Nacional, dependendo do município e do tipo de serviço.
Portanto, quando a sua empresa recebe um pagamento com desconto, verifique exatamente quais tributos foram retidos antes de decidir se houve ou não uma retenção de IR indevida. Um desconto no pagamento pode ser ISS retido (que pode ser legítimo) ou IR retido (que, para o Simples, provavelmente é indevido).
Como organizar o controle de retenções na sua empresa
Ter clareza sobre a retenção de IR é fundamental, mas tão importante quanto entender a teoria é manter o controle operacional em dia. Veja algumas práticas recomendadas para empresas do Simples Nacional que prestam serviços a outras pessoas jurídicas.
Primeiro, sempre inclua a informação de optante do Simples na nota fiscal, de forma visível no campo de observações. Em seguida, mantenha um registro de todos os pagamentos recebidos comparando o valor da nota com o valor efetivamente creditado. Depois, verifique mensalmente se houve retenções indevidas e, se houver, inicie o processo de recuperação sem demora.
Por fim, conte com um contador especializado para revisar os processos e garantir que a sua empresa comunique corretamente as dispensas legais aos tomadores e calcule e recolha com precisão as retenções que ela precisa efetuar como contratante.
O impacto da retenção de IR indevida no fluxo de caixa
Talvez o efeito mais imediato da retenção de IR indevida seja no fluxo de caixa. Diferentemente de um prestador no Lucro Presumido, que pode compensar o valor retido no encerramento do período de apuração do IRPJ, o prestador do Simples Nacional não tem essa possibilidade. O DAS é calculado com base no faturamento bruto, sem dedução de valores retidos indevidamente.
Portanto, a empresa do Simples que sofre uma retenção de IR indevida acaba pagando o tributo em duplicidade: de um lado, o tomador retém 1,5% sobre o valor do serviço; do outro, a empresa continua recolhendo o DAS sobre o faturamento bruto, sem conseguir abater aquele IR já retido.
Em suma, o impacto é direto e duplo. Uma nota de R$ 20.000 com retenção indevida de 1,5% gera um “furo” de R$ 300 no caixa, que não pode ser compensado de forma simples. Portanto, recuperar esses valores o quanto antes é essencial para a saúde financeira do negócio.
Fale com a R2 Saúde Contábil e pare de perder dinheiro com retenções indevidas
Se você chegou até aqui, já entendeu que a retenção de IR no contexto do Simples Nacional envolve detalhes que fazem diferença real no seu faturamento líquido. Uma retenção de IR indevida que se repete mês a mês pode gerar um prejuízo significativo ao longo do ano, e reverter essa situação exige conhecimento técnico e agilidade no processo.
A R2 Saúde Contábil é especializada em contabilidade para empresas da área da saúde e está pronta para revisar o histórico de retenções da sua empresa, orientar sobre a comunicação correta da dispensa para os seus tomadores e conduzir o processo de recuperação dos valores retidos indevidamente, se for o caso.
Não deixe que retenções indevidas corroam o seu faturamento. Entre em contato agora com a R2 Saúde Contábil e garanta que cada real do seu trabalho chegue até você.m contato agora com a R2 Saúde Contábil e garanta que cada real do seu trabalho chegue até você.
