O gerenciamento de uma clínica demanda mais do que excelência nos atendimentos médicos – envolve, principalmente, uma administração financeira sólida. Com isso, o fluxo de caixa é o centro do controle financeiro de qualquer negócio.
Quando se trata de clínicas, o fluxo de caixa ganha ainda mais relevância diante da oscilação de receitas, da inadimplência dos pacientes e da sazonalidade nas demandas por serviços.
Dito isso, manter o fluxo de caixa sob controle permite que o gestor analise cenários, evite dívidas desnecessárias e garanta que os recursos estejam disponíveis para pleno funcionamento das operações.
Ao longo deste conteúdo, vamos apresentar dicas fundamentais para manter o fluxo de caixa da sua clínica sempre saudável. Vamos nessa!
1. Separe as finanças pessoais das empresariais
A primeira dica é importante, mas também é a mais negligenciada por pequenos e médios empreendedores da saúde: não misture o dinheiro da sua clínica com o dinheiro pessoal.
Misturar as finanças pode dificultar o controle de receitas e despesas e levar à ilusão de lucro, além de impedir uma análise real do desempenho dos negócios. Essa separação gera clareza ao tornar o fluxo de caixa mais transparente, facilitando todas as etapas da gestão financeira.
Dicas:
- tenha uma conta bancária apenas para a clínica;
- defina um pró-labore para ser a sua remuneração;
- tente não utilizar o cartão da clínica para gastos pessoais.
2. Controle entradas e saídas diariamente
O controle diário do fluxo de caixa é obrigatório. De nada adianta realizar o fechamento somente no fim do mês – você tem que saber o que entra e o que sai todos os dias.
As entradas são os valores recebidos por consultas, procedimentos, convênios e exames, enquanto as saídas são pagamentos realizados aos fornecedores, salários, encargos, contas fixas, investimentos e despesas inesperadas.
A prática de controlar o fluxo de caixa diariamente permite que desvios sejam identificados rapidamente, evitando que pequenas despesas se acumulem.
3. Categorize as suas despesas
Categorizar os gastos da sua clínica pode ajudar a identificar o que gera despesas desnecessárias, facilitando decisões mais assertivas. Veja exemplos de categorias:
- custos fixos: aluguel, salários e energia elétrica;
- custos variáveis: material descartável, comissões e medicamentos;
- investimentos: novos equipamentos e reformas;
- despesas administrativas: softwares, marketing e contabilidade.
Entenda que categorizar as despesas permite montar gráficos e relatórios que mostram para onde o dinheiro está indo – um ponto essencial na hora de reduzir desperdícios e negociar os melhores valores com fornecedores.
4. Realize projeções financeiras
Você sabe o quanto a sua clínica vai faturar nos próximos meses? Ou quanto vai gastar no próximo semestre?
Se a sua resposta for não, é hora de mudar esse cenário. As projeções financeiras são estimativas capazes de auxiliar no planejamento futuro dos negócios, antecipar desafios e alinhar expectativas.
Com uma boa projeção, o gestor pode evitar surpresas desagradáveis e, assim, preparar o caixa para períodos de baixa ou de alto investimento, por exemplo.
Para realizar uma boa projeção:
- utilize dados históricos: faturamento dos últimos meses;
- considere a sazonalidade: as consultas podem diminuir em dezembro e janeiro, por exemplo;
- inclua custos previstos: 13º salário, férias e reajuste de aluguel.
5. Crie e mantenha um fundo de reserva
Assim como você deve ter uma reserva pessoal de emergência, a sua clínica também precisa ter um fundo para cobrir quedas de faturamento em períodos mais fracos, atrasos em repasses de convênios e emergências com manutenção de equipamentos ou ações trabalhistas.
6. Controle a inadimplência dos seus pacientes
A inadimplência pode ser uma das maiores brechas no fluxo de caixa de uma clínica. Consultas parceladas ou quitadas após o atendimento e atrasos dos convênios podem comprometer a previsibilidade das entradas.
Para reduzir a inadimplência:
- tenha políticas de pagamento estabelecidas de maneira clara;
- ofereça formas de pagamento variadas: PIX, boleto, cartões e pagamento online;
- aposte nos lembretes automáticos por WhatsApp ou e-mail para sinalizar vencimentos;
- conte com um sistema de gestão, capaz de monitorar débitos em aberto.
Ademais, para casos mais graves, é válido considerar a terceirização da cobrança por meio de empresas especializadas, evitando que a relação entre médico e paciente seja prejudicada.
7. Sempre negocie com fornecedores e tenha controle das compras
A aquisição de insumos médicos, materiais de limpeza, Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e materiais de escritório deve ser realizada de maneira estratégica. Evite comprar por impulso ou com base somente no menor preço.
Procure realizar cotação com, no mínimo, três fornecedores, tenha uma planilha com frequência e valor médio para cada insumo, estabeleça um calendário de compras e busque descontos para pagamentos antecipados em compras de maior volume.
Entenda que negociar de maneira correta pode reduzir consideravelmente o fluxo operacional, aliviando o fluxo de caixa.
8. Analise os indicadores de desempenho
De nada adianta ter controle e não saber analisar os dados. Portanto, é necessário acompanhar os indicadores de desempenho financeiro.
Os principais são:
- saldo diário de caixa: o que sobra ao final do dia;
- ponto de equilíbrio: o mínimo necessário de faturamento para que todas as contas sejam pagas;
- lucro líquido: valor que sobra após o pagamento das despesas;
- ticket médio por paciente: valor que cada paciente representa em receita.
Esses indicadores são responsáveis por mostrar se a clínica está crescendo, parada ou em queda e auxiliam nas tomadas de decisão – sempre com base em fatos, não em “achismos”.
9. Automatize o financeiro por meio de sistemas de gestão
Ferramentas manuais, como as famosas planilhas, são úteis em estágios iniciais. Porém, à medida que a clínica cresce, é de suma importância contar com sistemas de gestão automatizados.
Os benefícios podem integrar agendamentos e pagamentos, gerar relatórios automáticos do fluxo de caixa, controlar inadimplências, enviar lembretes e, ainda, facilitar a conciliação bancária.
Isso porque um bom software tem a capacidade de reduzir erros humanos, economizar tempo e tornar o fluxo de caixa cada vez mais confiável e transparente.
10. Tenha sempre o apoio de um profissional contábil ou financeiro
Não tente fazer nada sozinho. Muitas pessoas têm dificuldade com números, e isso não é um problema. O problema é justamente ignorar esse desafio e comprometer a saúde financeira da clínica.
Existem profissionais especializados em organizar o fluxo de caixa, otimizar tributos, implementar o planejamento financeiro e cuidar do crescimento da clínica.
O investimento nesse tipo de serviço costuma dar retorno rápido, já que as perdas financeiras são reduzidas e os resultados, aprimorados.
Dito isso, manter o fluxo de caixa sob controle demanda rotina, disciplina e boas ferramentas.
Por que manter o fluxo de caixa da clínica sob controle?
Ter o fluxo de caixa da clínica médica sob controle é uma necessidade indispensável para garantir o crescimento e a sustentabilidade de qualquer estabelecimento de saúde.
Isso porque o fluxo de caixa revela a realidade financeira dos negócios em tempo real. Os principais motivos para mantê-lo sob controle são:
- garantir a saúde financeira dos negócios;
- evitar surpresas financeiras;
- tomar decisões mais estratégicas;
- antecipar cenários de crise;
- cumprir as obrigações fiscais e trabalhistas;
- melhorar a relação com fornecedores e prestadores de serviço;
- planejar investimentos de forma segura;
- aumentar a previsibilidade dos negócios;
- promover a valorização da clínica no mercado.
Lembre-se: o fluxo de caixa mostra como andam os negócios, fazendo com que o controle seja superimportante para a sobrevivência e o crescimento do local.
Com essas dicas, sua clínica estará mais preparada para lidar com as surpresas do mercado, sempre tomando as melhores decisões, baseadas em dados.
Ademais, manter o fluxo de caixa saudável é o primeiro passo para uma clínica lucrativa e em constante evolução. Profissionais de saúde que dominam a gestão financeira têm mais tranquilidade na hora de focar o que realmente importa: cuidar das pessoas.
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