Manter a saúde financeira de uma clínica médica é tão necessário quanto garantir o bem-estar dos pacientes. E é aí que o fluxo de caixa carrega um papel de suma importância, afinal, é ele quem permite visualizar, planejar e controlar as entradas e saídas financeiras das clínicas.

A organização financeira pode comprometer de forma séria a qualidade dos serviços, o funcionamento das atividades clínicas e, em casos mais graves, a continuidade dos serviços.

Ao longo deste conteúdo, iremos explicar como organizar o fluxo de caixa da sua clínica, evitar erros e garantir uma gestão que seja eficiente e segura. Incrível, não é mesmo? Tenha uma boa leitura!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode ser definido com o registro de todas as movimentações financeiras de um negócio, o que inclui as receitas e as despesas.

Tratando-se de uma clínica médica, esse controle envolve consultas, exames, procedimentos, convênios, pagamentos dos fornecedores, salários, tributos, aluguel e demais despesas operacionais.

A função do fluxo de caixa é permitir que o gestor tenha sempre uma visão clara da saúde financeira de sua clínica em diferentes períodos (diária, semanal, mensal e anualmente), podendo prever cenários e, assim, tomar as decisões de maneira mais segura.

Veja por que o fluxo de caixa é essencial para as clínicas médicas

Muitos gestores de clínicas acreditam que, por receberem por atendimento e procedimentos, não necessitam de um controle detalhado do fluxo de caixa. Infelizmente, essa pode ser uma armadilha perigosa.

Conheça os principais motivos pelos quais o controle do fluxo de caixa é indispensável:

  • Antecipação dos problemas financeiros: um fluxo de caixa bem estruturado identifica, de maneira antecipada, quando poderá haver uma falta de recursos, possibilitando que ações sejam realizadas antes de o problema acontecer.
  • Melhor tomada de decisão: os investimentos, as compras e as expansões precisam ser baseados na realidade financeira da clínica, e é justamente o fluxo de caixa o responsável por oferecer essa visibilidade.
  • Organização das contas a pagar e receber: permite que os prazos sejam acompanhados, evitando atrasos que geram multas, juros e problemas com o fisco.
  • Controle das inadimplências: o controle de tudo o que foi recebido, faturado ou que está em aberto é fundamental para controlar a situação financeira da empresa.
  • Previsão de sazonalidade: um acompanhamento do fluxo de caixa permite a identificação de períodos com maior ou menor demanda, possibilitando um planejamento para cada uma delas.

Monte um fluxo de caixa organizado para a sua clínica médica

Depois de compreender a importância do fluxo de caixa para as clínicas médicas, é hora de saber como montá-lo, garantindo eficiência para os negócios. 

Veja o passo a passo:

1º) Mapeie todas as fontes de receita

O primeiro passo é listar todas as formas pelas quais a clínica recebe dinheiro, considerando sempre as principais fontes, como:

  • consultas médicas particulares;
  • consultas pelo convênio;
  • procedimentos e cirurgias;
  • exames de imagem e laboratoriais;
  • vendas de produtos (medicamentos, insumos etc.);
  • aluguel de espaços (quando clínica compartilhada).

2º) Separe as despesas fixas e variáveis

Assim como as receitas, as despesas também devem ser registradas de forma clara. Desse modo, considere

Despesas fixas (todos os meses, podendo ter valores parecidos):

  • aluguel do imóvel;
  • salários e encargos trabalhistas;
  • terceirização de serviços.
  • sistemas softwares para gestão;
  • contabilidade e assessorias.

Despesas variáveis (valores mudam de acordo com o volume de atendimento):

  • materiais médicos e descartáveis;
  • exames terceirizados;
  • água e energia elétrica;
  • marketing e publicidade;
  • comissões e bonificações.

3º) Tenha rotinas de lançamento

Uma organização do fluxo de caixa demanda disciplina e regularidade. Por isso, é preciso definir: quem será o responsável pelos lançamentos? Com que frequência os lançamentos serão feitos? Como serão realizados os registos?

4º) Categorize as movimentações

Cada receita e despesa precisam ser registradas conforme sua categoria. Essa prática permite uma análise mais profunda e relevante. 

Procure evitar categorias genéricas, afinal, quanto mais detalhado for esse controle, melhores serão as análises das finanças.

5º) Realize conciliações periódicas

Verificar aquilo que está registrado no fluxo de caixa deve corresponder ao que entrou e saiu da conta bancária. 

A conciliação bancária permite identificar lançamentos duplicados ou omitidos, erros de digitação, pagamentos não realizados ou que foram estornados e cobranças indevidas por bancos ou fornecedores.

6º) Crie relatórios e análises

De nada adianta somente registrar, é fundamental analisar os dados e tomar decisões assertivas, por meio de informações que permitam que o gestor possa atuar de forma rápida, reduzindo custos, aumentando a rentabilidade e evitando surpresas.

Tenha um fluxo de caixa organizado com essas dicas!

Além do passo a passo para montar um bom fluxo de caixa, é importante se atentar a algumas práticas, responsáveis por tornar o controle financeiro da sua clínica ainda mais eficaz. Confira:

Separe as contas pessoais das empresariais

É comum que os profissionais misturem as finanças pessoais com a da clínica, uma prática que dificulta a análise real dos resultados dos negócios e prejudica as tomadas de decisão. Para isso, tenha contas bancárias separadas e um pró-labore fixo definido para os sócios.

Controle os recebimentos dos convênios

Os repasses das operadoras de saúde costumam acontecer semanas ou meses depois do atendimento, muitas vezes, com desconto. Por isso é necessário manter um controle rigoroso de tudo aquilo que foi faturado e pago.

É importante ter um sistema ou uma planilha responsável por indicar informações importantes, como: data do atendimento, procedimento realizado, valor cobrado, valor pago, valor descontado etc. Este processo permite que a clínica cobre os valores devidos corretamente e ajuste falhas no faturamento.

Planeje-se para os períodos de menor demanda

Multas clínicas acabam enfrentando sazonalidades, com menos atendimentos em feriados prolongados, férias escolares ou períodos de instabilidade financeira, por exemplo. Mas, tendo um bom controle do fluxo de caixa, é possível se preparar para essas ocasiões, tendo uma reserva para emergências.

Automotive tudo o que for possível

Se a clínica conta com um bom volume de atendimentos e receitas, é válido considerar um investimento na automação, com integração bancária para conciliação automática, emissão de boletos e notas fiscais, alertas de contas a pagar e receber, terceirizações e informações para acompanhar as finanças em tempo real.

Principais erros na hora de organizar o fluxo de caixa e como evitá-los

Até aqui, vimos que organizar o fluxo de caixa deve ser uma tarefa contínua, porém, sabemos que alguns erros podem comprometer toda a gestão. Mas a boa notícia é que eles podem ser evitados. 

Saiba quais são e como evitá-los:

  • Registrar somente as movimentações bancárias: inúmeros gastos são realizados em dinheiro ou por cartão, e isso dificulta que eles sejam exibidos de forma automática na conta. Tente sempre registrar tudo, seja qual for a forma de pagamento escolhida.
  • Não lançar as pequenas despesas: todas as despesas, por menores que sejam ou mesmo que pareçam irrelevantes, devem ser lançadas (por exemplo: café, estacionamento, papel higiênico, papel etc.).
  • Não considerar despesas futuras: impostos trimestrais, 13º salário e férias devem estar no radar e fazer parte do planejamento do fluxo de caixa.
  • Entender a sobra de dinheiro como lucro: ter um saldo positivo em caixa não quer dizer que a clínica teve lucro. Por isso, é de suma importância que todas as despesas e receitas do período sejam analisadas.

Organizar o fluxo de caixa vai além de ser uma obrigação contábil, é uma estratégia para a sobrevivência e o crescimento das clínicas médicas. 

Ao implementar um controle do fluxo de caixa eficiente, é possível evitar problemas financeiros; enxergar, de forma mais clara, o desempenho dos negócios; identificar as oportunidades de melhoria; e garantir uma base sólida para crescer de maneira segura.

Que tal começar a reestruturar o seu fluxo de caixa? Procure por uma ferramenta adequada, treine a sua equipe, estabeleça rotinas e monitore todos os resultados de forma atenta.

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